Bab 7
Mapping Akun
Tujuan. Memahami bagaimana MYRAH memilih akun saat membuat jurnal otomatis, dan memastikan pilihannya sesuai dengan bagan akun Anda.
Prasyarat. Bab 6 selesai.
Setiap kali Anda memposting sebuah dokumen, MYRAH menyusun jurnalnya sendiri. Pertanyaannya: dari mana ia tahu akun mana yang harus didebit dan dikredit? Jawabannya ada di halaman Mapping Akun — satu daftar yang memasangkan setiap peran akuntansi dengan sebuah akun dari bagan akun Anda.
Penting
Ini halaman paling menentukan di seluruh aplikasi. Salah satu baris saja yang keliru akan membuat setiap dokumen sejenis menghasilkan jurnal yang salah, dan kesalahannya baru ketahuan saat laporan dicetak. Bila Anda ragu, tanyakan ke akuntan atau konsultan pajak Anda sebelum mengubahnya.
Catatan
Sama seperti bagan akun, mapping ini sudah terisi otomatis saat perusahaan dibuat — sekitar 21 baris, semuanya menunjuk ke akun bawaan yang sesuai. Bila Anda tidak menambah akun baru, kemungkinan besar tidak ada yang perlu Anda ubah di sini.
Membaca halaman Mapping Akun
Buka Master Data → Mapping Akun. Isinya dikelompokkan per modul: Kas & Bank, Penjualan, Pembelian, Persediaan, serta Aset Tetap & Ekuitas.
Setiap baris memiliki tiga bagian: nama peran (misalnya Piutang Usaha), akun yang dipilih,
dan penjelasan singkat di bawahnya. Kode di sebelah kanan seperti KEY: ACCOUNTS_RECEIVABLE
adalah nama teknis peran tersebut; Anda tidak perlu memakainya, tetapi berguna saat menghubungi
IT Support.
Contoh: apa yang terjadi saat invoice penjualan diposting
Misalkan Anda menjual barang senilai Rp 10.000.000 ditambah PPN, secara kredit. Saat dokumen diposting, MYRAH membaca mapping di atas lalu menyusun jurnal:
| Akun | Diambil dari peran | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| Piutang Usaha | Piutang Usaha | 11.200.000 | |
| Penjualan | Pendapatan Penjualan | 10.000.000 | |
| PPN Keluaran | PPN Keluaran | 1.200.000 |
Ditambah sepasang baris lagi untuk harga pokok, yang akunnya diambil dari kelompok Persediaan: persediaan berkurang, HPP bertambah.
Andai peran "Pendapatan Penjualan" salah diarahkan ke akun beban, seluruh penjualan Anda akan tercatat sebagai biaya — dan Laba Rugi menjadi tidak masuk akal. Sebesar itulah pengaruh halaman ini.
Kapan mapping perlu diubah
Ada tiga keadaan yang wajar:
- Anda membuat akun baru yang seharusnya dipakai sistem, misalnya akun pendapatan terpisah untuk lini usaha baru.
- Akun bawaan tidak sesuai kebiasaan perusahaan Anda, misalnya Anda ingin memisahkan piutang pelanggan grosir dan eceran.
- Akuntan Anda meminta penyesuaian untuk kepentingan pelaporan.
Cara mengubahnya sederhana: pilih akun lain pada baris yang bersangkutan, lalu simpan.
Hati-hati
Mengubah mapping tidak mengubah transaksi yang sudah telanjur diposting. Jurnal lama tetap memakai akun yang berlaku saat itu. Karena itu perbaikan mapping di tengah periode akan membuat laporan Anda memuat dua akun berbeda untuk hal yang sama — rapikan sebelum mulai bertransaksi, atau minta akuntan Anda membuat jurnal koreksi (Bab 20).
Cek hasil
- Setiap baris pada seluruh kelompok sudah terisi, tidak ada yang kosong.
- Akun pada peran Kas Default dan Bank Default menunjuk ke akun kas dan bank yang benar-benar Anda pakai sehari-hari.
- Peran PPN Keluaran dan PPN Masukan menunjuk ke akun PPN yang sesuai, bukan tertukar.
Kesalahan umum
Menukar PPN Masukan dan PPN Keluaran. PPN Masukan adalah pajak yang Anda bayar saat membeli (aset), PPN Keluaran adalah pajak yang Anda pungut saat menjual (kewajiban). Tertukar berarti Laporan Pajak (Bab 25) tidak bisa dipakai.
Mengarahkan HPP ke akun persediaan. Keduanya berbeda: persediaan adalah nilai barang yang masih Anda simpan, HPP adalah nilai barang yang sudah terjual.
Mengubah mapping untuk memperbaiki satu transaksi yang salah. Perbaiki transaksinya, jangan mapping-nya — mapping berlaku untuk semua dokumen berikutnya.
Fondasi akuntansinya sudah berdiri. Bab berikutnya kembali ke hal yang lebih sederhana: satuan produk.