Bab 22

Impor Data

Tujuan. Memindahkan data melalui templat MYRAH, memeriksa hasil sebelum konfirmasi, dan membatalkan satu batch impor transaksi bila seluruh dokumen memenuhi syarat.

Halaman impor
Gambar 22.1 — Halaman impor

Pilihan impor produk
Gambar 22.2 — Pilihan impor produk

Membuat impor

  1. Buka Import, pilih jenis data, lalu unduh templat CSV atau XLSX. Nama kolom dari aplikasi adalah acuan untuk jenis impor tersebut.
  2. Isi tanggal sesuai petunjuk templat. Untuk Voucher Jurnal, pastikan total debit dan kredit setiap nomor jurnal seimbang; untuk produk, pastikan kode produk unik.
  3. Unggah berkas dan periksa pratinjau. Perbaiki sumber bila ada baris error.
  4. Jika tersedia, pilih strategi duplikat dan opsi Posting setelah impor sesuai kebutuhan. Periksa data sebelum mengonfirmasi.
  5. Konfirmasikan impor, lalu periksa daftar dokumen dan laporan terkait.

Satuan pada impor invoice, retur, dan penyesuaian persediaan diperiksa saat pratinjau dan diperiksa lagi saat konfirmasi. Jika satuan dasar atau alternatif dinonaktifkan setelah pratinjau, konfirmasi ditolak tanpa membuat sebagian dokumen. Retur dari invoice tetap memakai satuan pada baris invoice asal.

Templat utama

Templat Kolom wajib Contoh penting
journal_vouchers (modul Voucher Jurnal) nomor_jurnal, tanggal, kode_akun, debit, kredit JV-001, 01-02-2026, 1-0101, 1000000, 0
opening_inventory (modul Persediaan Awal) tanggal, kode_produk, kuantitas, harga_satuan 31-12-2025, KOPI-AR-1K, 200, 130000
products kode_produk, nama_produk, tipe_produk, harga_jual BRG-001, Produk Contoh, barang, 15000
sales_invoices nomor_invoice, tanggal_invoice, kode_customer, kode_produk, kuantitas, harga_satuan INV-001, 01-02-2026, CUST-001, BRG-001, 2, 15000
purchase_invoices nomor_invoice, tanggal_invoice, kode_supplier, kode_produk, kuantitas, harga_satuan PINV-001, 01-02-2026, SUP-001, BRG-001, 5, 10000

Voucher Jurnal mengimpor Jurnal Umum; isi deskripsi_baris untuk keterangan tiap baris. Jika opsi Auto posting setelah import tidak dicentang, hasilnya Draft yang diposting dari menu Jurnal.

Saldo awal akun, termasuk Piutang Usaha dan Hutang Usaha, dicatat lewat Jurnal Saldo Awal atau impor Saldo Awal (Neraca Saldo). Konfirmasi impor menghasilkan satu jurnal Draft untuk seluruh file. Buka Jurnal & Laporan → Jurnal untuk mempostingnya. Langkah dan batasannya ada di Bab 12.

Impor Persediaan Awal

  1. Unduh template Persediaan Awal CSV/XLSX. Isi tanggal, kode_produk, kuantitas, dan harga_satuan. Gunakan kuantitas dalam satuan dasar dan biaya perolehan per unit, bukan harga jual. Total dihitung otomatis; template tidak memuat total_biaya.
  2. Unggah file, periksa pratinjau, lalu perbaiki baris yang ditolak. Untuk template Excel, lihat sheet Panduan.
  3. Konfirmasikan impor. Setiap baris menghasilkan Draft, tanpa perubahan stok atau jurnal.
  4. Buka hasil melalui Riwayat Impor atau Lihat Stok → Kelola Persediaan Awal, periksa, lalu Posting. Pilihan pencatatan dan pengaturan akun dijelaskan pada Bab 12.

Untuk membatalkan satu batch, pilih Riwayat Impor → Batalkan Impor. Pilih tanggal, isi alasan, periksa dokumen dan penghalang, lalu konfirmasi. Seluruh dokumen dalam batch dibatalkan; jika satu dokumen terhalang, tidak ada perubahan. Riwayat impor dan file unggahan tetap disimpan.

Jika file memuat kolom total_biaya

Kolom total_biaya boleh kosong atau berisi nilai yang sesuai dengan kuantitas × harga_satuan. Nilai yang bertentangan ditolak; perbaiki nilainya sebelum mengunggah kembali.

Templat lain mencakup akun, customer, supplier, mapping akun, pajak, aset tetap, retur, pelunasan, Kas & Bank, biaya, penyesuaian persediaan, dan jurnal manual. Tidak semua jenis impor mendukung pembatalan batch yang dijelaskan di bawah.

Penting

Untuk impor products, gunakan barang pada tipe_produk bagi Produk baru. Bundle baru harus dibuat melalui form Tambah Produk agar komponennya dapat ditentukan. Impor hanya dapat memperbarui Bundle yang sudah ada dengan nilai bundle; daftar komponennya tetap tidak diubah oleh impor Produk.

Impor tidak mengubah tipe data Produk yang sudah ada. Nilai tipe_produk harus sama dengan tipe saat ini; perubahan setelah pratinjau juga diperiksa kembali saat konfirmasi.

Impor tidak dapat membuat produk bertipe Jasa. Data Jasa yang sudah terdaftar hanya dapat diperbarui tanpa mengubah tipenya.

Bundle tidak didukung pada Faktur Pembelian atau impor Faktur Pembelian. Catat pembelian setiap Produk komponennya dengan satuan yang sesuai.

Catatan

Impor produk tidak menggunakan kategori.

Pajak impor invoice penjualan

Kolom pajak boleh dikosongkan untuk mengikuti pengaturan produk. Isi PPN untuk memakai konfigurasi PPN produk tersebut, atau NON_PPN untuk transaksi tanpa PPN. Jika konfigurasi PPN produk tidak dapat digunakan, baris ditolak.

Untuk transaksi PPN, harga_termasuk_pajak diisi true jika harga sudah termasuk pajak, atau false jika belum termasuk pajak. Jika kosong, mengikuti pengaturan produk. Untuk NON_PPN, kolom ini diabaikan.

Produk dengan konfigurasi pajak berbeda tetap memakai konfigurasi masing-masing ketika diisi PPN. Periksa nilai pajak dan total pada pratinjau sebelum konfirmasi.

Petunjuk pengisian tersedia pada sheet Panduan di template Excel.

Membatalkan impor transaksi

Dari Riwayat Impor, pilih Batalkan Impor. MYRAH menampilkan pratinjau seluruh dokumen, statusnya, tindakan yang diperlukan, dan semua penghalang. Periksa daftar itu, centang konfirmasi, lalu lanjutkan hanya jika dokumennya benar.

Pratinjau pembatalan dua dokumen Posted yang layak
Gambar 22.3 — Pratinjau pembatalan dua dokumen Posted yang layak

Pembatalan batch mendukung jenis transaksi berikut:

  1. invoice penjualan;
  2. invoice pembelian;
  3. pelunasan penjualan;
  4. pelunasan pembelian;
  5. retur penjualan;
  6. retur pembelian;
  7. Kas & Bank;
  8. biaya;
  9. penyesuaian persediaan; dan
  10. jurnal manual.

Dokumen Draft yang layak akan dihapus. Dokumen Posted yang mendukung pembatalan akan dibatalkan lalu dihapus. Izin pengguna, hak akses dokumen, dan pemeriksaan ulang sebelum pembatalan tetap berlaku. Batalkan Impor membatalkan seluruh batch; jika satu dokumen terhalang, seluruh batch tidak berubah.

Khusus penyesuaian persediaan, pembatalan impor hanya berlaku untuk dokumen Draft yang memenuhi syarat. Penyesuaian Posted tidak dapat di-Unpost; gunakan penyesuaian pembalik melalui modul Persediaan.

Pembatalan impor ditolak karena invoice sudah dibayar sebagian
Gambar 22.4 — Pembatalan impor ditolak karena invoice sudah dibayar sebagian

Pembayaran, retur, persediaan yang sudah dikonsumsi, pencocokan bank, dan rujukan lain dapat menahan pembatalan. Ikuti nomor dokumen pada pesan, selesaikan hubungan melalui modul asal, lalu buka pratinjau baru. Meng-Unpost dokumen turunan hanya mengembalikannya ke Draft; rujukannya dapat tetap ada, sehingga Draft tersebut mungkin masih perlu dilepas atau dihapus melalui operasi normal yang diizinkan.

Void mempertahankan riwayat dan tidak membuat dokumen dapat dihapus. Pembatalan batch tidak membatalkan dokumen lain di luar batch. Jika hubungan dokumen impor tidak dapat ditelusuri dengan jelas, pembatalan ditolak.

Catatan

Pembatalan batch belum berlaku untuk impor master data, aset tetap, saldo awal neraca saldo, atau Persediaan Awal. Untuk Persediaan Awal, buka Lihat Stok → Kelola Persediaan Awal; hasil tindakan ditampilkan per dokumen. Dokumen yang terhalang tetap seperti semula. Perbaiki jenis data lain melalui alur modul masing-masing.

Cek hasil

Pastikan jumlah baris dan hasil impor sesuai serta status impor Selesai. Untuk impor dokumen, buka hasilnya dan periksa status serta nomor dokumennya. Draft belum memengaruhi laporan; periksa laporan setelah Posting.

Setelah Batalkan Impor transaksi berhasil, seluruh batch dibatalkan dan riwayat impor tetap tersimpan. Jika terhalang, seluruh batch tidak berubah. Untuk Persediaan Awal, periksa hasil setiap dokumen di Kelola Persediaan Awal dan perubahan stok pada laporan.

Kesalahan umum

Tanggal tidak sesuai petunjuk templat, kolom wajib hilang, angka memakai pemisah yang tidak didukung, memilih posting otomatis sebelum meninjau validasi, atau mencoba membatalkan impor tanpa menyelesaikan dokumen yang merujuknya.